Guide complet : Comment choisir le meilleur ERP pour PME

1. Qu’est-ce qu’un ERP ?

D’abord, posons une définition sur ce terme ERP :

ERP (Enterprise Resource Planning)
‍Un ERP est une suite logicielle qui intègre les principales fonctions d'une entreprise dans un système unifié. Contrairement à des logiciels spécialisés qui opèrent de manière isolée, un ERP facilite une vision globale des opérations, des finances aux ressources humaines, en passant par la gestion de la production et des ventes. Ce système est Idéal et conçu pour les petites entreprises (TPE), moyennes entreprises (PME) et grandes entreprises (ETI).

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2. Pourquoi intégrer un ERP à mon entreprise

Les raisons sont extrêmement nombreuses mais elles se regroupent généralement dans le fait de mieux piloter son entreprise pour :

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A. Augmenter son chiffre d’affaires

L'intégration d'une solution ERP ne se limite pas seulement à l'amélioration des processus internes, mais elle ouvre également la voie à de nouvelles opportunités de croissance. En combinant les capacités de l'ERP avec des outils digitaux modernes tels que le e-commerce, le marketing digital multi-channels, et les réseaux sociaux, une entreprise peut maximiser son impact à chaque étape clé du cycle de vie d'un client. Pour identifier et résumer les points d'impacts d'un ERP sur vos ventes, vous pouvez utiliser le framework AARRR ci-dessous.

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Framework AARRR : Débloquer la croissance avec une stratégie structurée

Ce modèle, popularisé par Dave McClure, est un outil stratégique pour comprendre et optimiser le parcours client. Il modélise le cycle de vie de tout client et se compose de cinq étapes cruciales :

• Acquisition (A) : Attirer les utilisateurs via des canaux tels que la publicité en ligne et les réseaux sociaux. Par exemple, une entreprise peut utiliser des campagnes publicitaires ciblées sur Facebook ou Google pour attirer l'attention de nouveaux prospects.
• Activation (A) : Inciter les utilisateurs à interagir avec votre produit ou service. Cela peut se faire par le biais d'une expérience utilisateur engageante sur un site e-commerce, ou en offrant un contenu de valeur tel qu'un e-book ou un webinaire.
• Rétention (R) : Fidéliser les clients en leur offrant des expériences positives répétées. Grâce à l'ERP, vous pouvez automatiser des actions telles que les rappels de produits ou les newsletters personnalisées, ce qui aide à maintenir l'engagement des clients.
• Recommandation (R) : Encourager les clients satisfaits à recommander votre entreprise. Les modules CRM de l'ERP peuvent faciliter la gestion des programmes de parrainage ou des campagnes de témoignages clients, augmentant ainsi la notoriété de la marque.
• Revenu (R) : Optimiser la conversion des leads en clients payants et augmenter le panier moyen. Un ERP peut automatiser le suivi des transactions et analyser les données de vente pour identifier les opportunités de cross-sell et up-sell.

En adoptant le framework AARRR, une entreprise peut structurer son approche pour attirer, activer, retenir, et convertir des clients tout en maximisant les revenus. Un ERP joue un rôle central dans cette stratégie en fournissant les outils nécessaires pour monitorer et améliorer chaque étape de ce cycle de vie client. En intégrant des outils digitaux avec l’ERP, l’entreprise s’assure d’atteindre efficacement ses objectifs de croissance, tout en optimisant les ressources disponibles.

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B. Améliorer sa rentabilité : Réduire les déchets de productivité selon les 8 déchets Lean

Améliorer la rentabilité de votre entreprise passe nécessairement par l'élimination des inefficacités et des gaspillages dans vos processus de production. La méthodologie Lean, largement adoptée dans le monde industriel, se concentre sur l'identification et la réduction des "déchets" dans les processus de production. Ces déchets sont des activités qui consomment des ressources sans ajouter de valeur au produit ou au service final. Le Lean identifie huit types de déchets, et en les éliminant, votre entreprise peut réduire les coûts, améliorer l'efficacité, et par conséquent, augmenter la rentabilité.

1. Le transport et les déplacements

• Définition : Tout mouvement inutile de produits, matériaux ou informations entre les processus.
• Impact : Le transport excessif augmente le temps de traitement, les coûts de manutention, et les risques de dommages aux produits.
• Exemple : Un ERP peut optimiser les flux de production en minimisant les déplacements des matériaux grâce à une planification plus efficace des processus logistiques.

2. Les mouvements et les gestes

• Définition : Les mouvements inutiles effectués par les employés pour accomplir une tâche.
• Impact : Ces mouvements, tels que chercher des outils ou des matériaux, augmentent la fatigue des employés et réduisent leur productivité.
• Exemple : Un ERP peut automatiser certaines tâches répétitives, réduisant ainsi les mouvements inutiles et augmentant la productivité.

3. Le temps d’attente

• Définition : Le temps pendant lequel les matériaux, les informations ou les personnes sont inactifs en attendant la prochaine étape du processus.
• Impact : Le temps d'attente prolonge les délais de livraison et augmente les coûts de stockage.
• Exemple : L'intégration d'un ERP peut améliorer la coordination entre les départements, réduire les goulets d'étranglement et minimiser les temps d'attente.

4. La surproduction

• Définition : La production de plus que ce qui est nécessaire, ou la production trop tôt.
• Impact : La surproduction entraîne un excès de stock, des coûts supplémentaires, et peut masquer d'autres inefficacités dans le processus de production.
• Exemple : Un ERP permet une planification précise de la production en fonction des commandes réelles, évitant ainsi la surproduction.

5. La gestion des stocks

• Définition : L'accumulation excessive de matières premières, de produits en cours de fabrication ou de produits finis.
• Impact : Le stockage excessif immobilise du capital, augmente les coûts de stockage, et risque d’obsolescence des produits.
• Exemple : Grâce à une gestion optimisée des stocks via l'ERP, les entreprises peuvent maintenir des niveaux de stocks justes, évitant ainsi les coûts associés aux excédents.

6. Les opérations inutiles

• Définition : Les activités ou processus qui n'ajoutent aucune valeur pour le client.
• Impact : Ces opérations augmentent les coûts de production et réduisent l'efficacité globale.
• Exemple : L'analyse des processus via un ERP peut identifier et éliminer ces opérations, simplifiant ainsi les workflows.

7. Les défauts et les erreurs

• Définition : Les produits ou services qui ne répondent pas aux normes de qualité, nécessitant une réparation, un retraitement ou un rebut.
• Impact : Les défauts augmentent les coûts de production et peuvent nuire à la réputation de l'entreprise.
• Exemple : L'intégration d'un ERP permet une meilleure traçabilité des produits, ce qui facilite la détection précoce des défauts et réduit les taux de rebut.

8. Les compétences inexploitées

• Définition : Ne pas utiliser pleinement les compétences et les talents des employés.
• Impact : Cela entraîne une perte d'innovation, une diminution de la motivation des employés et une sous-utilisation des ressources humaines.
• Exemple : Un ERP peut aider à mieux aligner les compétences des employés avec les besoins de l'entreprise, permettant une meilleure utilisation des talents disponibles.

En réduisant ces huit types de déchets à l'aide d'un ERP, votre entreprise peut non seulement améliorer sa rentabilité, mais aussi augmenter son efficacité opérationnelle. Un système ERP bien mis en place offre une visibilité complète sur vos opérations, permettant une prise de décision basée sur des données réelles, tout en assurant que chaque processus ajoute de la valeur à votre produit final.

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2. De quoi est composé un ERP ?

Autrefois, les solutions ERP couvraient une partie limitée et fine des processus d’une PME (ex : production et stocks uniquement), aujourd’hui, les fonctionnalités peuvent couvrir un large éventail, si ce n’est la totalité des besoins opérationnels d'une entreprise. Voici, les modules que vous pouvez attendre d’un ERP en 2024-2025 réparties en 3 grandes catégories : Clients, Production et Fonctions support.

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A. Clients

Marketing et communication

• Campagnes marketing : Planification, exécution et suivi des performances des campagnes marketing.
• Gestion des réseaux sociaux : Suivi et gestion des interactions client via les réseaux sociaux.
• Optimisation du SEO/SEM : Intégration des outils de gestion de campagnes publicitaires et de référencement.
• Stratégie de marque : Centralisation des données pour une gestion cohérente de l'image de marque.

Ventes et relation client

• Gestion des leads et CRM : Suivi des prospects et gestion des relations client depuis l’acquisition jusqu’à la fidélisation.
• Cycle de vente : Gestion et optimisation du cycle de vente, de la prise de commande à la facturation.
• Service après-vente (SAV) : Gestion des réclamations, suivi des interventions, et analyse de la satisfaction client.
• Programmes de fidélité : Mise en place et suivi des programmes de fidélisation client.

E-commerce

• Gestion de la boutique en ligne : Synchronisation des stocks, commandes, et promotions entre l’ERP et la plateforme e-commerce.
• Optimisation du parcours client : Suivi et amélioration du parcours utilisateur pour maximiser la conversion.
• Suivi des performances en ligne : Analyse des données de vente en ligne pour ajuster les stratégies marketing.
• Gestion des retours : Traitement intégré des retours produits et gestion des remboursements ou échanges.

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B. Production

Planification de la production

• Planification des ressources : Optimisation de l’utilisation des machines, main-d’œuvre et matériaux.
• Gestion des ordres de fabrication : Suivi en temps réel de l’avancement des ordres de production.
• Suivi des coûts de production : Analyse des coûts directs et indirects pour une gestion financière précise.
• Contrôle qualité intégré : Surveillance de la qualité tout au long du processus de fabrication.

Bureau d'études

• Conception et développement produit : Centralisation des données techniques et gestion des modifications.
• Gestion des nomenclatures : Suivi des nomenclatures produits pour garantir la cohérence entre le design et la production.
• Calcul des coûts : Estimation des coûts de fabrication dès la phase de conception.
• Intégration avec la production : Liaison directe entre le bureau d'études et la planification de la production.

Logistique et gestion des stocks

• Approvisionnement : Gestion des achats et réapprovisionnements automatiques pour éviter les ruptures.
• Gestion des stocks : Suivi des niveaux de stock en temps réel, gestion des inventaires et optimisation des emplacements.
• Traçabilité : Suivi complet des produits et matières premières tout au long de la chaîne logistique.
• Gestion des expéditions : Planification et suivi des expéditions pour garantir les délais de livraison.

Amélioration continue

• Suivi des performances : Analyse des indicateurs clés pour identifier les axes d'amélioration.
• Gestion des non-conformités : Détection et résolution rapide des problèmes de production.
• Méthodologies Lean : Intégration des pratiques Lean pour éliminer les gaspillages.
• Optimisation des processus : Amélioration continue des processus de fabrication et logistique.

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C. Fonctions support

Ressources Humaines (RH)

• Gestion du personnel : Suivi des dossiers employés, absences et congés.
• Paie et avantages sociaux : Automatisation des processus de paie et gestion des avantages.
• Recrutement et intégration : Gestion des candidatures, processus de recrutement et onboarding.
• Développement des compétences : Suivi des formations et gestion des compétences.

Finance et comptabilité

• Comptabilité générale et analytique : Gestion des comptes, bilans, et états financiers.
• Trésorerie : Suivi des flux de trésorerie, gestion des budgets et prévisions financières.
• Gestion des coûts : Analyse des coûts par département ou projet pour une meilleure rentabilité.
• Reporting et conformité : Génération de rapports financiers et gestion des obligations légales et fiscales.

Gestion de projet

• Planification des projets : Définition des objectifs, des ressources et des échéances.
• Suivi d’avancement : Surveillance des étapes clés et gestion des écarts.
• Coordination inter-départements : Collaboration entre les services pour assurer la réussite des projets.
• Gestion des risques : Identification, suivi et atténuation des risques projet.

Responsabilité sociétale des entreprises (RSE)

• Suivi des indicateurs : Centralisation des KPI RSE (émissions, consommation d'énergie, etc.).
• Gestion des certifications : Suivi et maintien des certifications environnementales et sociales.
• Reporting automatisé : Génération de rapports RSE pour les parties prenantes.
• Audits de conformité : Planification et gestion des audits RSE internes et externes

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Chaque entreprise doit évaluer ses besoins spécifiques pour sélectionner les modules et fonctionnalités qui lui conviennent le mieux. Un ERP bien choisi permet d'intégrer et d'harmoniser les différentes fonctions de l'entreprise, facilitant ainsi une gestion plus efficace, un flux de travail optimal et une prise de décision plus éclairée.

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3. Choisir le bon logiciel ERP/CRM adapté à vos processus existants

Pour garantir que le choix de votre nouvel ERP/CRM soit en parfaite adéquation avec les besoins réels de votre entreprise, il est essentiel de suivre une méthodologie structurée. Cette approche vous permettra de maximiser les bénéfices de votre investissement tout en évitant des erreurs coûteuses. Voici les étapes clés à suivre :

A. Modéliser votre chaîne de valeur

La première étape consiste à analyser en profondeur votre chaîne de valeur, en identifiant les forces et faiblesses de chaque pôle de votre entreprise. Cette modélisation a pour objectif de vous aider à :

1. Définir les modules dont vous avez besoin : Chaque département de votre entreprise a des besoins spécifiques. Par exemple, le service des ventes pourrait nécessiter un module CRM performant, tandis que le département financier aura besoin d'un module de comptabilité robuste. En cartographiant votre chaîne de valeur, vous identifierez clairement quels modules sont indispensables pour améliorer la performance de chaque pôle.
2. Identifier les problèmes que vous essayez de résoudre avec votre nouvel ERP : L'introduction d'un nouvel ERP ne doit pas se limiter à un simple remplacement technologique. Il s'agit d'une opportunité de résoudre des problèmes récurrents ou d'optimiser des processus inefficaces. En analysant les points faibles de votre chaîne de valeur, vous pourrez aligner les fonctionnalités de l'ERP avec les besoins réels de votre entreprise.
3. Définissez votre vision stratégique (SWOT / Shinning Diagram) pour définir les ambitions que votre ERP va devoir vous permettre d’atteindre

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2. Définir votre vision stratégique (SWOT / Shining Diagram)

Une fois que vous avez identifié les besoins spécifiques et les problèmes à résoudre, il est essentiel de définir clairement votre vision stratégique pour l’avenir. Cela comprend :

1. Réaliser une analyse SWOT : Cet outil permet d’identifier les forces, faiblesses, opportunités et menaces pour votre entreprise. Cela vous aidera à comprendre comment l’ERP peut soutenir vos ambitions stratégiques, qu'il s'agisse d'améliorer votre compétitivité, d'exploiter de nouvelles opportunités de marché, ou de minimiser les risques.
2. Utiliser le Shining Diagram : Cet outil visuel vous permet de définir et de prioriser les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre ERP. Il vous aide à identifier les domaines où l’ERP peut avoir le plus grand impact, en alignant vos ambitions à long terme avec les capacités technologiques de la solution choisie.

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PS : Cette approche fait partie intégrante de notre méthodologie de conception chez Drakkar. Si vous n’êtes pas à l’aise avec ce processus ou si vous manquez de recul, nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche et vous aider à choisir le bon ERP pour votre entreprise !

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4. Prix et coûts d’un ERP.

Lorsqu’on implémente un ERP, il faut distinguer 3 coûts :

1. Le coût de l’ERP : Prix des licences (nombre d'utilisateurs) et frais cachés (ex : supplément en fonction du nombre de clients, commission sur les paiements…)
2. Le coût d’intégration : Le montant total des prestations du partenaire intégrateur qui va paramétrer l’ERP pour vous.
3. Le coût en temps homme : Combien d’heures vos équipes vont devoir prendre pour gérer la bascule et se former.

Ces 3 coûts sont à contrebalancer avec le coût d’opportunité de ne pas changer en termes de productivité et de croissance. Rentrons dans chacun d’entre eux.

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A. Comparatifs ERP

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1. Modèles de tarification

Lorsqu'il s'agit de choisir un ERP, le modèle de tarification est un critère essentiel. Bien que certaines solutions semblent abordables au premier abord, il est crucial de prendre en compte les frais cachés qui peuvent s'accumuler. Ceux-ci incluent souvent :

• Personnalisation : De nombreux ERP nécessitent des ajustements pour répondre précisément aux besoins de votre entreprise. Ces modifications peuvent entraîner des coûts supplémentaires non négligeables.
• Formation : Une formation approfondie des utilisateurs est souvent nécessaire pour tirer le meilleur parti de l'ERP. Ces sessions, qu'elles soient en ligne ou en présentiel, peuvent représenter un coût additionnel.
• Maintenance : Certaines solutions facturent des frais de maintenance annuels pour garantir le bon fonctionnement du système et l'accès aux mises à jour.
• Support technique : Bien que certaines solutions incluent un support de base, des niveaux de support plus avancés peuvent être facturés séparément.

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2. L’importance de l’open source

L’open-source, c’est quoi ?

L'open-source désigne un type de logiciel dont le code source est accessible à tous. Contrairement aux solutions propriétaires, où le code est fermé et contrôlé par l'éditeur, l'open-source permet à une communauté de développeurs de contribuer, d'améliorer et de personnaliser le logiciel selon les besoins spécifiques de chaque utilisateur.

Les avantages de l'open-source sont nombreux :

• Flexibilité : Les entreprises peuvent adapter l'ERP exactement à leurs besoins, sans être limitées par les fonctionnalités prédéfinies d'une solution propriétaire.
• Réduction des coûts : Pas de frais de licence, ce qui rend ces solutions particulièrement attractives pour les petites entreprises avec un budget limité.
• Indépendance : Les entreprises ne sont pas dépendantes d'un éditeur pour les mises à jour ou les corrections de bugs, ce qui peut accélérer les délais de résolution de problèmes.

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3. Conclusion

Vous l’aurez compris, Odoo est le grand gagnant selon-nous pour les TPE, PME et ETI de moins de 500 personnes. Bien que nous n’ayons pas de contrat d’exclusivité, c’est l’ERP que nous préconisons dans 99% des cas chez Drakkar. D’ailleurs, si vous souhaitez que Drakkar vous accompagne pour implémenter Odoo, vous pouvez prendre rdv avec un·e expert·e pour discuter de votre projet et demander un devis gratuit.

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B. Coût d’intégration

Il est crucial de collaborer avec un partenaire qui vous aide à prendre du recul et à voir l'ensemble du projet, plutôt que de simplement exécuter des tâches comme le font malheureusement la majorité des intégrateurs, même ceux qui se revendiquent ‘agiles’.

La complexité et le coût de l'intégration dépendent grandement des modules choisis. Il est important de se méfier de l'approche 'big bang' et de préférer une mise en œuvre progressive.

Voici généralement ce que l'on observe, mais attention, cela peut varier considérablement en fonction de l'étendue et de la taille du projet ou des besoins en développement sur-mesure.

Odoo :

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C. Coût humain

Le coût humain doit être calculé en multipliant le prix d'un équivalent temps plein (ETP) par le temps passé sur une année. Un chef de projet dédié à 80 % pendant un an représente un investissement significatif, auquel s’ajoute le temps très variable nécessaire pour les autres intervenants. Il est essentiel de bien identifier les key users et de prendre en compte leur implication.

Comme mentionné précédemment, il est important de peser ces coûts contre les coûts d'opportunité liés à la non-migration, qui peuvent représenter un frein majeur à la croissance et à l'efficacité de l'entreprise.

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D. Comment calculer votre ROI (Retour Sur Investissement)

Si vous avez suivi la méthode de l’étape 1, vous pouvez alors estimer votre ROI en prenant en compte les éléments suivants :

• CA gagné : Identifiez l'augmentation du chiffre d'affaires grâce à l'optimisation des processus et aux nouvelles opportunités créées par l'ERP.
• Somme du temps gagné sur 5 ans : Calculez le temps économisé sur les tâches répétitives (par exemple, x minutes/jour économisés * 1825 jours sur 5 ans) et multipliez ce temps par le coût horaire chargé d'un ETP (Équivalent Temps Plein).
• Outils supprimés : Évaluez les économies réalisées en supprimant des outils et abonnements devenus inutiles grâce à l'intégration de l'ERP (par exemple, l'arrêt des abonnements à des logiciels précédemment utilisés).
• Autres gains : Considérez d'autres avantages tels que l'amélioration de la qualité des produits/services, la réduction des coûts de maintenance, ou encore l'optimisation de la gestion des stocks.

Ces éléments vous permettront d'estimer de manière précise le retour sur investissement de votre nouvel ERP.

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Les autres critères à prendre en compte dans le choix du meilleur ERP pour PME

• UX : Un ERP ne doit pas être une usine à gaz, mais il doit être complet et évolutif pour répondre aux besoins actuels et futurs de l'entreprise.
• Connectivité : Assurez-vous que l'ERP puisse se connecter facilement avec d'autres systèmes que vous utilisez, notamment via des API ou des intégrations préexistantes.
• Open-source : Un ERP open-source, comme Odoo, offre une grande flexibilité et une personnalisation illimitée, avec une vaste communauté pour le support et les mises à jour régulières.
• Modules externes : La disponibilité de modules externes est cruciale. Par exemple, Odoo dispose d'une bibliothèque de 30 000 modules, permettant d'ajouter des fonctionnalités spécifiques selon vos besoins.
• Évolutivité : Vérifiez la fréquence des mises à jour et l'étendue des nouvelles fonctionnalités ajoutées. Par exemple, Odoo sort une nouvelle version chaque année, ce qui lui permet de rester à la pointe de l'innovation.

Attention aux ERP spécialisés par industrie. Ils peuvent sembler rassurants, mais ces solutions développées par de petits éditeurs ne répondent souvent pas à tous les critères mentionnés ci-dessus, limitant ainsi leur évolutivité et leur connectivité.